Ministerio de Justicia apuesta por la transformación digital para mejorar los servicios notariales y registrales

Al comentar sobre las dinámicas de los servicios notariales y registrales del sistema del Ministerio de Justicia, Olga Lidia Pérez Díaz, directora general de Notarías y Registros Públicos del MINJUS, resaltó que en los últimos tiempos se han incrementado exponencialmente los servicios notariales y también los registrales. “Creo que es la primera vez luego del triunfo revolucionario que se autorizan tantos documentos notariales”, expresó.

Agregó que se contabilizan unos setecientos noventa y tres mil documentos, mientras que la actividad del registro del estado civil está cerca de los tres millones de certificaciones expedidas. “Se incrementaron las inscripciones sobre todo en los matrimonios a partir de la implementación del nuevo Código de las Familias, así como los relacionados con el funcionamiento de las cooperativas agropecuarias donde intervienen notarios en la instrumentación de todo este proceso. Igualmente se aprecia un crecimiento en los registradores mercantiles”.

“Se están autorizando escrituras de pactos matrimoniales. Se han formalizado matrimonios entre personas del mismo género y se han realizado documentos notariales de escrituras de consentimiento para el acceso a las técnicas de reproducción asistida. Este último punto es algo novedoso que introdujo el Código de las Familias y que además se emparenta con las políticas públicas relacionadas con la situación demográfica”, añadió Pérez Díaz.

Pérez Díaz informó que en lo que va de año en las notarías se han autorizado más de ciento cuarenta y ocho mil documentos y en el caso de la actividad de registro civil más de ochocientas quince mil certificaciones expedidas en dos años. “Esto ya nos está indicando que la tendencia va a ser un crecimiento, aunque nuestros compañeros no reportan cierta estabilidad porque nos hemos logrado organizar mejor para ofrecer los servicios”.

La directiva destacó que el crecimiento de esta actividad se ha enfrentado con los mismos notarios, registradores, el personal auxiliar y en las mismas unidades; incluso con los similares recursos y el mismo equipamiento informático. A pesar del incremento cuantitativo, la directora general de Notarías y Registros Públicos del MINJUS reconoció las deficiencias que aún persisten en estas labores; las cuales no solo tienen un impacto directo en la población, sino que también afectan el desarrollo económico y social del país.

“Además de proporcionar seguridad jurídica al estado, ya que el estado también es destinatario de estos servicios. Para las personas naturales y jurídicas en sus propias relaciones, el documento notarial y la inscripción en el registro son los pilares de la seguridad jurídica porque evitan conflictos futuros. Nosotros tenemos una responsabilidad como Ministerio de Justicia en la atención de estas actividades”, comentó.

Entre las principales insatisfacciones mencionó que “es insuficiente la calidad y la satisfacción de la demanda de los servicios notariales y registrales, así como el desempeño profesional y ético de algunos notarios, registradores y personal auxiliar”. Para solucionarlo, dijo, se requiere el perfeccionamiento de las disposiciones normativas (Leyes, DL y reglamentos) que regulan estas actividades y la transformación digital de los servicios que evite cargas burocráticas innecesarias a la población, presencialidad injustificada en las unidades, mayor agilidad, seguridad, calidad, ahorro de tiempo y de recursos.

“Yo decía en la Mesa anterior que nos caracteriza un profundo respeto por el pueblo y por eso tenemos que hacer bien lo que nos corresponde hacer y entonces estamos empeñados ahora en la transformación digital de estos servicios. ¿Para qué? Para evitar cargas innecesarias a la población, para no exigir documentos innecesarios que es uno de los problemas que hemos identificado, para el ahorro del recurso, de tiempo”, comentó Pérez Díaz.

Durante su intervención en el espacio televisivo, Pérez Díaz enfatizó en la necesidad de transitar hacia un reconocimiento de la validez y la autenticidad de los documentos electrónicos notariales y registrales. “Esa es la aspiración que tenemos en este programa priorizado, en el que además llevamos un tiempo trabajando”.

Para lograr dichos objetivos, se sustenta, dijo en tres pilares fundamentales: Informatización – Comunicación – Ciencia. Agregó que en la actualidad existen 21 unidades notariales más que en 2021. “¿Por qué? Porque responden a una estrategia de acercamiento del servicio a la población”.

Subrayó que como parte de este diseño se han creado unidades notariales docentes en ocho universidades del país. “Estos profesores que tenemos allí que están habilitados y nombrados como notarios dan servicios a la comunidad universitaria más cerca y en los lugares donde sea posible también esos notarios dan servicio a la comunidad aledaña.

Más adelante se refirió a los registros de los servicios registrales. “Aquí un resultado válido que hemos tenido fue la creación de las oficinas registrales en los hospitales con salas de obstetricia (inscripción con calidad de los recién nacidos y entrega de certificación). Ahí hemos logrado tener un registrador permanente con un técnico jurídico auxiliar”.

Pérez Díaz puntualizó que otras de las actividades más complejas y “donde más problemas tenemos con el desempeño de los registradores” es en la actividad en el registro civil. “Persisten errores y a veces se exigen documentos innecesarios. Hemos adoptado medidas organizativas y funcionales sobre todo en tema de los errores para simplificar los procesos cuando las erratas no afecten el contenido del asiento registral”.

Al intervenir en la Mesa Redonda, Alicia López Pérez, directora del Registro de bienes, muebles e inmuebles del Minjus dijo que desde el año 1998 se reactivaron los registros de la propiedad donde hubo una importante transformaciones, tanto en lo normativo como en la simplificación de los procedimientos registrales.

Agregó que en estos momentos se encuentran en un proceso de perfeccionamiento. “Los registros brinda protección y seguridad jurídica a la población. Al estar inscriptos, las personas tienen derecho sobre estos inmuebles pues el titular se presume dueño”.

López Pérez indicó que los registros tienen un efecto legitimador dado la validez de los documentos necesarios para el proceso. “Esto evita conflicto porque el propietario puede hacer valer sus derechos frente a terceros”.

Explicó que para que un asiento se declare ineficaz o inexacto debe venir acompañado de una sentencia judicial. El tribunal es el que debe declarar la cancelación y emanar otros efectos propios de la inscripción.

Existe una sinergia- dijo – entre los documentos notariales, los administrativos y los judiciales que están en los registros.

La directora del Registro de bienes, muebles e inmuebles informó que el mayor número de inscripciones que se realizan son de bienes e inmuebles de personas naturales. “En el 2022, se realizaron 225 328 inscripciones, de ellas corresponden 314 371 a personas naturales”.

Recordó que con la aprobación en el 2011 de nuevos lineamientos se autorizaba la compraventa, donación y permita de inmuebles. “La población puede solicitar la información que consta como último asiento del registro para saber quién es el titular del bien y sus características. Toda esta información te permite tener transparencia a l ahora de realizar un acto de compraventa, por ejemplo”.

Sobre la transformación en el registro, explicó que se han actualizado las normas jurídicas, además de un sistema de gestión automatizado en las oficinas registrales. Igualmente se trabaja en el control en tiempo real de las inscripciones, la publicidad y los recursos.

“Todo este permite el control de la inscripción y actualización del patrimonio inmobiliario estatal, de las organizaciones políticas, sociales y de masas, de las personas jurídicas no estatales”, puntualizó

¿Qué es el Registro Mercantil? Sobre este tipo de registros, Alicia López expuso que es una herramienta para brindar seguridad jurídica  a todos los actores económicos en el tráfico jurídico mercantil.

El Registro Mercantil – dijo- tienen gran importancia para el desarrollo económico del país. “Es el más  dinámico de todos los que existen, pues no solo se inscriben las personas jurídicas, sino que se lleva la constitución de esa sociedad y se recoge la vida de ese actor económico”.

Los empresarios pueden encontrar en este registro con quién están negociando, si existe esa persona jurídica, si está legitimado el representante legal, cual es el domicilio social, a dónde puede enviar una reclamación o si tiene solvencia económica para desarrollar un proyecto, destacó López Pérez.

Añadió que este registro se encuentra en fase de perfeccionamiento y se trabaja en la elaboración de las normas jurídica. “Se prevé un proceso de integración con otros registros, entre ellos de la ONEI”.

Luego de este proceso, el Registro Mercantil se convertirá en un registro primario con un código único y junto a Xetid se creará la ficha única de las entidades económicas, anunció la directora del Registro de bienes, muebles e inmuebles del Minjus.

Por su parte, Francisco García Enriquez, coordinador del Grupo de Informatización del Minjus dijo que el proceso de informatización y su fase superior que es la transformación  digital se ha logrado materializar. “Es una estrategia de trabajo en desarrollo”.

“En el 2008, se desarrolla el sistema informático para digitalizar el Registro civil, es decir los nacimientos, defunciones, certificaciones de matrimonio. Además se inició la digitación de los libros”.

Existen- dijo- más de 71 000 libros que tienen entre 500 y 600 folios y 37 millones de asientos, puesto que todos los ciudadanos cubanos se encuentran en estos registros y data desde la segunda mitad del siglo XIX.

“Toda esa información hay que introducirla en un sistema informático y esto ha sido posible por el trabajo de nuestros registradores. Se han creado 19 centros de digitalización en el país en las distintas provincias”.

Puntualizó que en este momento existen 14 millones de folios incorporados a la base de datos.

García Enriquez agregó que también se trabaja en la digitalización de los registros notariales. “Se están informatizando las actividades del ministerio que tributan a la prestación de servicios a la población”.

Al finalizar la Mesa Redonda, el coordinador del Grupo de Informatización anunció que este año el Ministerio de Justifica podrá a disposición de la población 18 servicios de certificaciones que podrán ser solicitadas a través del Portal del Gobierno.